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Análisis de campos de fuerza: herramienta de gestión del cambio en la transición a la ISO9001:2015

En el siguiente artículo os presento una herramienta, llamada análisis de campos de fuerza, que nos sirve para gestionar los cambios en la empresa, ya sean pequeños o grandes. ¿En qué consiste? ¿Cuándo se debe utilizar esta herramienta? ¿Para qué tipo de cambios podemos aplicar esta herramienta?  Ejemplos de  fuerzas impulsoras y restrictivas. Ejemplos de soluciones para disminuir las fuerzas restrictivas. Ejemplo práctico aplicado a una empresa real.
¿En qué consiste?
Esta herramienta nos permite identificar los factores que ayudan o los que detienen el logro del cambio deseado.
Esta herramienta permite apoyar la búsqueda del cambio a través de identificar los factores que impulsan  (Fuerzas impulsoras) o los que frenan el cambio (Fuerzas represoras). Una vez que se listan los diferentes valores se analizan, y se determinan soluciones para disminuir las fuerzas represoras, decantando claramente la balanza sobre las fuerzas impulsoras que serán las que nos hagan efectivo el cambio.
Es muy importante, conocer algunas técnicas que nos permitan gestionar mejor los cambios de la empresa, con la finalidad de encontrar un camino que nos facilite la intensa y complicada tarea de incorporar un cambio en la empresa. Otra herramienta que os recomiendo son los 8 pasos de Kotter.
Los que alguna vez, han tenido la misión de aplicar o participar en algún cambio, aunque sea pequeño en la empresa, se han dado cuenta de lo difícil que es, y el esfuerzo personal que debemos invertir, para convencer y enseñar a los trabajadores, y hacerles partícipe del mismo.
La imagen del Diagrama del análisis del campo de fuerzas tiene la siguiente apariencia:
¿Cuándo se debe utilizar esta herramienta?
– Cuando se desea implementar algo nuevo
– Cuando algo no está funcionando como se esperaba
– Cuando se desee mejorar algo ya existente
¿Para qué tipo de cambios podemos aplicar esta herramienta?  
Podemos describir numerosos cambios en que los trabajadores ofrecen resistencia al cambio, como por ejemplo:
– Incorporar un sistema informático para agilizar los procesos (pasar del papel al ordenador es muy costoso)
– Automatizar procesos industriales incorporando nueva maquinaria.
– Mejoras en los procesos
– Mejoras en los procedimientos
–  Implantar un sistema de gestión, como por ejemplo la ISO9001:2015, que aplica a todos los procesos de la empresa. Es uno de los grandes problemas que los Responsables de Calidad se encuentran a la hora de realizar su trabajo.
– Cambiar ciertos procedimientos o documentos.
-…
Ejemplos de  fuerzas impulsoras y restrictivas
Fuerzas impulsoras:
– Aceptación y aprobación por la Dirección
– Visto de forma positiva por el personal
– Experiencia previa en el cambio, por ejemplo, en un programa informático o maquinaria
– Deseo de aprender nuevos sistemas
– Deseo de mejorar los procesos y los procedimeintos
– Deseo de simplificar y/o automatizar procesos con la finalidad de disminuir la carga de trabajo
– Recursos financieros adecuado
– Recursos de infraestructura adecuados
– Recursos humanos adecuados
– Capacitación y formación continua
– Automatizar la información
– Aumentar la velocidad de producción
– Mejorar el puesto de trabajo
Fuerzas restrictivas
– Visto negativamente por el personal
– Falta de experiencia con los sistemas informáticos, tecnológicos o de maquinaria.
– Experiencias negativas con cambios anteriores
– No querer aprender
– Necesidad de seguir haciendo lo mismo que antes del cambio por comodidad
– Formación inadecuada y rechazo de la misma por los trabajadores
– Miedo a no saber como realizar su trabajo
– Miedo a reproches por parte de los superiores por no saber hacer el trabajo
– Costes elevados que no permitan incorporar los recursos necesarios para asumir el cambio.
– Conflictos Dirección-empleados
– Impaciencia de los empleados. Todo cambio, requiere un tiempo y a veces es a medio o largo plazo, desesperando a los trabajadores por ver efectivo su esfuerzo.
Ejemplos de soluciones para disminuir las fuerzas restrictivas
– Para disminuir la falta de experiencia: la formación, educación y capacitación del personal debe ser continuo y constante para que se adapten sin problemas para que los trabajadores se adapten sin problemas a la nueva forma de trabajar. En los cambios que son tecnológicos o informáticos, con toda seguridad, deberás disponer de una persona cualificada, que esté en contacto con los trabajadores, y hasta que no sepan manipularlo correctamente y con facilidad deberá estar presente y solucionar al instante sus dudas.
– Para disminuir el rechazo aprender: a través de sesiones en grupo o bien de forma individualizada, mostrar la facilidad del manejo del programa y que facilitará su trabajo. Se debe dejar claro desde dirección que el cambio no sirve para sustituir su puesto de trabajo, sino para facilitarle el trabajo.
– Para disminuir el rechazo debido a experiencias negativas pasadas: Para solucionar este punto se debe involucrar en el cambio al personal, en cada fase del cambio, hacer partícipes, solucionar sus dudas de forma fácil y eficaz, y de este modo disminuir su resistencia.
– Para disminuir la competitividad profesional: muchas veces, el rechazo por parte de un trabajador veterano, que normalmente tiene mucho peso en la empresa, es debido a que él se piensa que con el cambio, puede llegar a disminuir su importancia dentro de la empresa, y que las tareas que él realiza serán reemplazadas por otras y eso le cree inseguridad. Para ello, podemos disminuirlo mediante:
a) reconocimiento por parte de la Dirección de DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) de cada uno de los trabajadores.
b) Mesas de trabajo para mejorar el clima laboral
c) Fomentar el trabajo en equipo
d) Fomentar la comunicación efectiva
e) Integrar a todos los miembros en la toma de decisiones
f) establecer distribución de funciones y responsabilidades.
La Dirección debe prestar atención a la resistencia de cada trabajador, y apoyar mediante explicaciones lo que se espera de cada uno y el papel de cada trabajador dentro del cambio.
Normalmente, cuando los trabajadores se encuentran respaldados por la Dirección, que sienten que se les tiene en cuenta, forman parte de algo importante, y cuando ven que el cambio se está produciendo, que no es para tanto, y son capaces de superarlo con la ayuda de los recursos, estos se sienten satisfechos y colaboran sin problemas. hasta llegar a este punto, el proceso es bastante complicado, a no ser, que el personal esté acostumbrado a sufrir cambios.
– Con la formación del personal, se puede reducir el miedo a la incorporación de las tecnologías. La formación debe ajustarse a las necesidades y nivel de los trabajadores. No vale cualquier formación. Y una vez formado al trabajador, mediante un curso, por ejemplo, se debe garantizar su seguimiento formativo durante la aplicación del cambio. por ejemplo, una empresa incorpora un sistema informático. A los trabajadores, se les da un curso de 5 horas. Luego cuando llegan a su puesto de trabajo, y deben realizar sus tareas con el nuevo programa, si tienen dudas o bien nadie les dice si lo están haciendo bien o mal, no sirve de nada, sólo conseguirás frustrar al personal y no conseguir los beneficios que el cambio proporciona a la empresa.
– Demostrar al personal que el cambio es necesario para la supervivencia de la empresa. Por ejemplo, una empresa, para sobrevivir, debe buscar inversores que inyecten capital. Estos inversores, es posible que quieran modificar los procesos de la empresa y para ello, es necesario la colaboración del personal. Si quieres que los trabajadores aprueben tu decisión, debes explicarles, el por qué del cambio y qué necesidad hay de realizarlo. Darles seguridad que su trabajo es valorado y no tienen peligro de perderlo…
– Otras soluciones específicas.
Ejemplo práctico aplicado a una empresa real
Se quiere incorporar un sistema informático que agilice las tareas administrativas en un taller mecánico. Los trabajadores de dicho taller tienen una edad media de 50 años, con lo que dificulta la fácil implantación de dicho cambio. Los trabajadores tienen miedo, ya que nunca han tocado un ordenador y no saben si lo van a poder hacer bien. Estos trabajadores carecen de experiencia y de manejo del cambio.
Primero de todo se debe analizar la situación actual (antes del cambio) y la situación futura (una vez aplicado el cambio):
 
Situación actual:
– Los trabajadores del taller no quieren el uso de ordenadores para realizar las tareas administrativas, prefieren seguir realizándolo en papel como hasta ahora.
– Ven complicada su utilización y la aplicación en sus tareas diarias
Situación esperada:
– La implantación del sistema informático en el taller, permitirá agilizar. La administrativa insertará todos los datos del nuevo vehículo en el sistema. El mecánico revisará el vehículo e insertará en el sistema todas las reparaciones a realizar, pudiendo así la administrativa dar un presupuesto al cliente de forma automática. Si el cliente lo acepta, el mecánico sabrá qué debe realizar y qué será facturado. Una vez finalizado el trabajo, la propia administrativa emitirá la factura que la cobrará del cliente. De este modo, el cliente tendrá una respuesta rápida, el mecánico no tendrá que rellenar lo que ha hecho en un papel, que posteriormente se lo daría a la administrativa, que lo copiaría en otro sistema informático, a lo mejor ella tendría que molestar otra vez al mecánico para saber exactamente el concepto y el precio, y realizar la factura. Una vez implantado todo es más sencillo y con menos errores.
– En todo este proceso, también se disminuye el uso del papel y de la zona de archivo, ya que todo queda informatizado.
Diagrama del análisis del campo de fuerzas quedaría de la siguiente forma:
 
Evaluación: 
Existen varias maneras de evaluar las fuerzas, os mostraré un par:
Mediante puntuaciones: Cada uno de los  factores de ambas fuerzas se puntúan en función del peso que tengan, la escala la marca la propia empresa, y al final se suman los valores de las fuerzas impulsoras y restrictivas por separado, y de este modo sabrías el balance de las mismas y tomar las soluciones necesarias para cada factor, para que el balance saliera ganando hacia las fuerzas impulsoras.
Otra manera es establecer indicadores y más objetiva, es establecer indicadores para cada uno de los factores de cada una de las fuerzas, y de este modo disponer de un valor objetivo que nos de la información necesaria para saber el balance de dichas fuerzas. Por ejemplo:
El indicador que podríamos utilizar para el factor de la fuerza impulsora de “personal motivado” sería el % ausentismo ante un curso de formación. Este porcentaje será mínimo si el personal está motivado.
El indicador que podríamos utilizar para el factor de la fuerza restrictiva de “falta de financiación” sería el % endeudamiento. Este porcentaje será grande si la empresa no tiene financiación.
Esto depende de la organización, es importante establecer  y definir los medios de medición.
Soluciones:
Para cada uno de los factores de las fuerzas restrictivas deberemos establecer al menos una solución. Os he mostrado algunos ejemplos en este artículo, aunque son específicas a cada empresa, ya que las particularidades de los trabajadores son específicas a cada una de ellas, y por lo tanto, las medidas a tomar para disminuir el rechazo al cambio.

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